论人事档案数字化管理的重要性

针对基层医疗机构而言，人事档案是人事管理等有关部门按照国家和党的政策，在工作中形成的记载本机构全体医务人员学习及工作经历、德能勤绩综合情况、工资待遇等内容的文件材料，是反映其个人成长历史的凭证和依据，是本机构人力资源管理与开发的重要依据。人力资源管理与开发工作作为基层医疗机构运营管理的核心内容，人事档案管理在此管理体系中发挥着关键性作用。随着医疗行业的快速发展，基层医疗机构运营规模逐渐扩充，人事档案管理内容日渐繁琐。为了提升人事档案管理效率，很多基层医疗机构开始把数字化技术运用其中。通过数字化技术，可以有效提高人事档案管理水平，实现医疗机构现有人力资源的科学分配，便于基层医疗机构管理的合理性和规范性，对基层医疗机构稳定发展有着现实性意义。

一、人事档案数字化管理的重要性

1.提升档案管理应用时间。近年，在参与人事档案清理核查工作中发现，现有的档案材料多为纸质档案，经过长时间的翻阅，部分档案材料出现纸张变黄、字迹褪变模糊、破损、丢失等现象，给档案信息全面性和精准性带来直接影响。而在数字化背景下，通过采用电子信息技术，可以在扫描仪器的辅助下，将传统的纸质人事档案信息扫描上传后形成电子档案储存在电脑中，让人事档案信息长时间保存。

2.提升档案信息应用效率。在人事档案管理过程中，通过数字化信息技术应用，可以有效提升档案信息保存量。过去想要相关的人事档案信息要在纸质档案中慢慢查找，在人事档案数字化管理应用过程中，通过搜索、查找关键词，可以及时准确地找出所需的人事档案信息。和传统纸质档案进行比较，能够快速、精准地找出所需数据，随用随看，查询起来更方便快捷，有效节省档案搜索时间，从而也降低了档案管理人员的工作强度，提高人事档案管理效率和水平。

3.增加人事檔案信息保密性。和传统纸质人事档案进行比较，通过把数字化信息技术应用到人事档案管理工作中，可以把重要的人事档案信息保存在硬盘中，并且对人事档案信息进行加密保存，有效提高了人事档案的保密性，并且保证人事档案信息整体安全。

二、当前基层医疗机构人事档案管理存在的问题

1.人事档案管理方式滞后。在当前信息技术水平全面提升的环境下，人事档案管理过程中，对数字化和信息化的要求随之升高。现阶段，基层医疗机构在开展人事档案管理工作时，仅仅采用计算机进行人事档案信息的录入保存，计算机应用效率有待提升，没有配备专业化的档案管理人员，对人事档案管理缺少现代化管理技术和对策。除此之外，人事体系改革进程的加快，人事档案管理方式或多或少存在一些滞后性。

2.人事档案管理人员匮乏。基层医疗机构人事档案管理知识存在较强的专业性和技术性，在开展人事档案信息采集、处理和应用中，对管理人员工作要求比较严格，要求档案管理人员掌握充足的档案管理技能和知识。而大多基层医疗机构对人事档案管理认识水平不高，所用的管理人员并非专业的档案管理人才，所以，其掌握的档案管理知识比较少。而且大部分档案管理人员计算机操作能力比较弱，缺少对电子文件归档和电子档案管理等现代化技术操作技能。

3.人事档案管理意识淡薄。医疗服务作为基层医疗机构核心内容，大部分基层医疗机构把重心放置在医疗水平的提升和服务上，对人事档案管理工作关注力度不强，人事档案管理意识比较淡薄。对科室人员专业培训及绩效考核过程中，没有及时进行相关信息归档，缺少对个人业务能力补充和考核，让人事档案信息缺少全面性和精准性。对材料陈旧的人事档案信息没有及时核查，对档案信息不完善的内容没有及时补充，使得人事档案管理比较混乱，造成部分人事档案材料分散、缺失，破坏了人事档案的整体性。

三、加强基层医疗机构数字化人事档案管理的优化对策

1.强化人事档案管理思想意识。每一份人事档案都能客观、全面地反映一个人各方各面的状况，个人身份认定、合同签证、职称评聘、工资待遇调整及兑现、干部人才选拨、退休办理等，都需要个人档案作为信证，为解决问题提供可靠的线索或凭证，以保障个人的切身利益不受到损害。各机构利用人事档案也能够进一步了解各员工的信息，及时发现人才，根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，把人才配置到最能发挥其作用和特长的部门和岗位，扬长避短，充分发挥人才效力，更好地为当地老百姓提供优质服务。因此，基层医疗机构必须不断增强人事档案管理思想意识，对人事档案和人事档案工作的重要作用有了正确的认识，才是做好人事档案管理工作的关键。

2.加强专业设备和人才投放。硬件设备作为数字化人事档案管理的核心设备，所以基层医疗机构需要全面建设专用档案部门，并设定机房，把现代化档案管理设备运用其中，例如计算机、速印机等。在人才方面，注重引进人事档案管理专业人才，同时定期开展信息技术培训，把信息技术应用到基层医疗机构人事档案管理活动中，从而保证基层医疗机构人事档案数字化管理工作顺利进行，提升电子档案应用水平。由于电子档案需要做到实时更新，对个人档案内容定期修改和补充，保证人事档案信息的完善性和全面性，提升基层医疗机构人事档案应用水平。结合当前情况来说，大部分考核内容不便人们了解，数字化电子档案使其更加公开和透明，可以让考核工作真正做到规范、公平，真实的将每个人员工作情况进行展现，保证基层医疗机构人事档案信息的真实性和精准性。

3.提升人事档案管理人员素养。在当前信息技术快速发展的环境下，把数字化技术应用到基层医疗机构人事档案管理工作中，对实施人事档案管理发挥着重要作用。然而，在信息化环境下，提升基层医疗机构人事档案管理人员的综合水平和素养，是提升人事档案管理效率的重要因素。所以，需要强化信息管理理念，提升基层医疗机构对人事档案管理团队的构建，提高人事档案管理人员专业水平和能力，强化其职责意识，掌握更多专业知识，让人事档案管理人员可以熟练的操作各种现代化设备，更好的从事基层医疗机构人事档案管理工作。在提升基层医疗机构人事档案管理水平的同时，引导基层医疗机构人事档案管理工作稳定发展。

4.建立电子版的人事档案。随着信息化时代的来临，基层医疗机构给人事档案管理提出了严格要求。为了更好满足时代发展需求，需要基层医疗机构建设电子版人事档案。首先，加强相关人员信息数据真核和分析，通过计算机技术把人事档案信息传递到计算机系统中，这样不但可以减少书写错误现象，同时还能让人事档案更加美观。其次，在记录个人档案信息过程中，需要搜索指定信息，通过打印机进行信息打印，消耗的时间比较短。再其次，在传统理念中，档案管理核心内容在于建设档案室，而电子信息档案建设以后，信息保存直接在计算机系统中实现，有效的节省空间，保证人事档案信息的保密性。最后，通过对基层医疗机构相关骨干信息录入，并定期更新个人档案信息，通过和区域网连接，可以真实展现出基层医疗机构骨干人员工作情况，便于对骨干选拔提供条件。

5.加强安全防护工作。数字化技术在基层医疗机构人事档案管理中应用，即便给基层医疗机构人事档案管理提供了诸多便利，同时也会面临各种网络安全问题，例如系统遭受病毒入侵、IP地址的更改、软件漏洞等，这些现象出现，将会给无法人员窃取重要信息提供条件。所以，基层医疗机构人事档案管理在应用数字化技术过程中，需要强化人事档案管理人员安全意识，提升网络安全防患意识，通过设定防火墙、安装杀毒软件等，实现计算机安全防护。并且，针对重要人事档案信息，需要采用加密管理方式，在对相关数据传递过程中，采用加密方式，保证文件传递的安全性。例如应用指纹技术，只有在管理人员的引导下，通过指纹识别系统实现人事档案信息查询和应用，提升人事档案管理信息录入的真实性和精准性，保证提供真实有效的人事信息，提升人事档案信息应用效率。

四、结束语

总而言之，随着信息化时代来临，信息技术普及和应用，在基层医疗机构运营发展中，人事档案管理朝着数字化趋势发展成为必然需求。和传统人事档案管理方式进行比较，数字化人事档案管理更具明显优势，不但能够有效减少人力资源、物力资源投放，同时也能促进人事档案管理水平和效率的提高。所以，相关部门需要给予人事档案数字化管理高度关注，并明确数字化技术在人事档案管理中发挥的作用，把数字化技术合理运用到人事档案管理活动中，全面提高人事档案管理水平，给基层医疗机构稳定发展提供保障。

（作者单位：会理县鹿厂中心卫生院）

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