对高校教学秘书工作的几点思考

随着各高校的建设与发展，教学与科研更是成为其工作的主体,但就其核心的教学工作而言,决定了教学管理在各高校中的重要地位。教学管理有力地支撑和保证着课内外教学的有序进行,成为高校管理工作的中心内容,在贯彻国家教育方针、稳定教学秩序、提高教学效率、保证教学质量、培养全面发展的合格人才等方面起着重要的作用。

教学秘书是教学管理工作中不可缺少的角色,是教学管理的中坚力量。其素质的高低、能力的大小、作用发挥程度、工作质量的好坏,将直接影响教学管理工作水平和人才培养质量。因此,教学秘书必须从新时期教学工作的特点出发,不断提高自身综合素质和业务能力,积极创新,发挥助手参谋、组织协调、服务保障等作用,以适应高等教育事业发展的需要。

一、教学秘书在高校教学管理中的作用

教学秘书工作活动范围宽广,涉及事务繁杂琐碎,在工作过程中必须认真仔细,稍有疏漏就可能酿成教学事故,严重影响教学秩序,造成不良后果。因此,教学秘书工作举足轻重,必须加以重视。

(一)组织管理作用

在教务管理工作中,教学秘书负责组织、落实各项教学工作。教学主管领导的工作一般是决策性、全局性、统筹性的,而面向广大师生的、具体的工作却由教学秘书直接管理和落实。如调课、征订教材、落实教学计划、安排各类考试、学生成绩管理、毕业生毕业资格审查、毕业证书和学位证书管理、核算教师工作量及教学津贴等等,都要由教学秘书组织完成。同时,教学秘书也是教师、学生和教学职能部门之间的纽带和桥梁,具有上传下达、协调左右、沟通信息、改善关系、互通情况、合理统筹的作用,其协调职能发挥得好坏将对所有的教学活动产生直接影响。

(二)服务沟通作用

教学管理实质上就是教学服务。教学秘书从事的工作是教学行政管理即教学管理,是对教学计划实施过程中的常规管理,其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成。教学秘书扮演的是“服务教学、服务教师、服务学生”的角色,应该加强与教师、学生的沟通,主动为广大师生着想,及时反馈教学信息,切实做好本职工作,真正把服务落实于各项教学管理工作中,为日常教学活动的顺利进行保驾护航。

二、高校教学秘书工作存在的问题

(一)对教学秘书工作重视不够,造成教学秘书队伍的不稳定

长期以来,人们往往对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价,轻视教学秘书在教学管理中所发挥的作用,认识不到优质的管理能出质量、出效益。有些人甚至认为教务管理是一些简单的事务性工作,教学秘书是从事这些事务性工作的“勤杂工”,他们的劳动只是简单的、机械的劳动。因此,在教学秘书人员的配备、业务学习、岗位培训等方面,重视程度远远不够；在干部聘任、职称评定、利益分配、评奖评优等方面都受到相对不公正的待遇；加之教学秘书平时工作任务重、责任大、难度高,付出的劳动却得不到尊重和理解,取得的成绩得不到公正的评价和认可,从而造成教学秘书工作积极性不高,思想压力大,精神负担重,心里不平衡,很多人不安心教学秘书工作岗位,离岗、转岗人员相对较多,教学秘书队伍呈现不稳定状态。

(二)教学秘书综合素质较低,难以适应新时期高校发展的需要

一方面,很多高校的教学秘书是由刚参加工作的年轻教师担任，他们即使有高学历,但其专业为教育学、教育管理学的也极少,秘书专业毕业的也为数不多,其知识结构很难适应教学管理的需要。另一方面,一些高校虽然有专职的教学秘书，但其学历水平和业务素质相对专职教师也普遍较低。长期以来,许多高校对教学秘书人员重使用、轻培养,送出去培训学习、交流进修的机会很少,而且很不系统、不正规,导致其知识更新严重不足,现代信息意识薄弱。面对知识经济时代的突飞猛进和高等教育的迅速发展,教学秘书得不到现代高等教育管理方面的系统培训,观念不能及时更新,更接触不到新的教育管理理念,大大制约了教学管理能力的提高,以至适应不了新时期高校发展的需要。

(三)教学秘书工作缺乏活力,开拓创新意识匮乏,科研工作薄弱

教学秘书是高校教学工作一线的组织者和管理者,工作千头万绪,看似平常,其实非常繁重而细致,在学校教学管理中处于纽带桥梁位置,上听命于学校教务处和院系领导,下服务于广大师生,所以常常处于各种具体事务的“纠缠”之中,工作缺乏活力,多靠经验办事,习惯于按领导指示、文件精神处理问题,主动参与和科学预见性差。不能很好地利用在工作中取得的第一手教学管理改革资料,认真总结经验、摸索规律,进行教学管理理论研究并形成科研成果,为深化教学管理改革献计献策。缺乏开拓意识和创新精神,致使教务管理工作很难提高档次。

三、关于做好教学秘书工作的几点思考和建议

(一)加强思想道德教育,提高教学秘书的服务意识

良好的政治思想素质和职业道德是做好教务工作的基本保障。新时期高校教学秘书应当具有高度的政治觉悟和高尚的道德情操,面对繁杂的事务性工作,还必须有高度的责任感和强烈的事业心。在教务管理工作中,要认真贯彻落实党的教育方针和相关政策,爱岗敬业,无私奉献,甘于淡泊,勤勤恳恳,任劳任怨,全心全意为党的教育事业服务。因此,高校应加强对教学秘书人员的思想道德教育,使其认清自己所从事工作的重要性,明确教学秘书工作的服务宗旨,真正担负起组织育人、管理育人、服务育人的重担,出色地完成自己的本职工作。

(二)引进竞争机制,合理选聘人才,改善教学秘书队伍的专业知识结构

学校人事管理部门应重视教学秘书的选拔和培养。引进竞争机制,合理调整现有人员,大胆聘用新人,鼓励管理经验丰富、业务能力强、管理水平高、敢于开拓创新而又爱岗敬业的优秀青年人才和高学历的青年教师投身到教学秘书队伍中来,改善教学秘书队伍的专业知识结构,切实把教学秘书队伍建设纳入学校整体规划之中。

(三)重视教学秘书队伍整体素质的提高,加强教学秘书人员的继续教育

在教学秘书人员培训和知识更新方面,学校要加大投入,并在政策和经费上保证落实。制定切实可行的中、长期培训计划,多渠道、多形式加强教学秘书人员的培养。比如定期或不定期地组织教学秘书学习高等教育学、教育心理学、教育管理学、高等教育行政管理学、高等教育法规、社会学、人际关系学、秘书学等专业学科知识,提高其专业素质和理论水平；经常组织教学秘书参加校内外教务管理研讨会和经验交流会,学习先进的管理经验和科学的管理思想,改进管理方法,提高管理水平；定期不定期组织岗位培训,尤其是对计算机的运用和操作技能以及对教务管理系统软件的培训学习,提高工作效率。除此之外,还应鼓励教学秘书利用业余时间自学一些与自己的专业工作相关的学科知识,多学科、多角度、全方位地提高认知能力和管理水平。

(四)通过多种渠道解决教学秘书的后顾之忧,激发其工作积极性和主动性

教学管理工作的开展需要多个部门的关怀和支持,学校各级领导要主动关心教学秘书人员的工作、学习和生活,无论是在奖金发放、职务晋升、职称评定方面,还是在开展教学管理、科学研究等问题上,都要建立相应的激励机制,通过多种渠道解决教学秘书的后顾之忧。同时,在教学管理活动中,要充分肯定教学秘书的地位和作用。对于那些责任心强、业务水平高、管理经验丰富、工作业绩突出的教学秘书人员,学校要在适当的时候,给予一定的物质奖励和精神激励,激发教学秘书的工作热情,充分调动其工作积极性和主动性,促使其开拓进取,大胆创新,为高等教育事业的改革和发展,奉献自己的聪明才智。

作者单位：青海大学财经学院

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